Hiện nay, 63 Sở Thông tin và Truyền thông và 34 đơn vị trực thuộc đều gửi báo cáo về Bộ. Mỗi năm, hơn 8.300 báo cáo, từ 52 loại khác nhau, đổ về. Phần lớn chúng được thực hiện thủ công, lặp lại nhiều nội dung nhưng dưới các hình thức khác nhau.

Các báo cáo quý, tháng, tuần, hay báo cáo nội bộ và báo cáo Trung ương đóng vai trò là cơ sở dữ liệu quan trọng để lãnh đạo Bộ đưa ra các quyết định kịp thời và chính xác. Điều cốt lõi là các số liệu trong báo cáo phải phản ánh đúng thực tế.

Nhìn thấy sự chồng chéo và lãng phí, lãnh đạo Bộ đặt ra một câu hỏi lớn: “Làm thế nào để tối ưu hoá quy trình báo cáo mà vẫn đảm bảo tính chính xác và minh bạch?”

Đó là lúc đội ngũ Viettel AI vào cuộc.

Lợi ích kép của việc số hoá

Công tác tổng hợp và báo cáo được ví như “xương sống” của quản lý nhà nước, cung cấp thông tin chính xác, kịp thời để lãnh đạo đưa ra các quyết định và điều hành chính sách. Báo cáo không chỉ phản ánh tình hình thực tế mà còn là công cụ đo lường hiệu quả các chính sách và chương trình hành động. Với phạm vi quản lý rộng, từ báo chí, viễn thông đến công nghệ thông tin và chuyển đổi số, một hệ thống báo cáo thống nhất sẽ đảm bảo sự liên kết giữa các lĩnh vực, đồng thời nâng cao khả năng đưa ra các quyết định nhanh chóng và chính xác.

Thực tế, ở các Bộ đã manh nha các hệ thống báo cáo nhưng vẫn theo hình thức “đi hai chân” - vừa báo cáo thủ công, vừa báo cáo trực tuyến. Là đơn vị chủ trì dẫn dắt hoạt động chuyển đổi số quốc gia, mục tiêu của Bộ TT&TT là cắt giảm hoàn toàn báo cáo thủ công. Nếu thành công sẽ là một điển hình tiên phong cho các bộ ngành khác, tiến tới chuyển đổi số toàn diện về quản trị dữ liệu.

Hơn nữa, hệ thống báo cáo trực tuyến không chỉ giảm áp lực cho các Sở TT&TT địa phương và các đơn vị trực thuộc mà còn giúp họ tập trung hơn vào nhiệm vụ chuyên môn. Việc số hóa mang lại lợi ích kép: giảm tải công việc ở cấp cơ sở và cải thiện chất lượng thông tin ở cấp quản lý trung ương.

Tham vọng "nhập liệu một lần, sử dụng nhiều lần”

Để hiện thực hóa tầm nhìn này, đội ngũ Viettel AI đã thành lập dự án với hơn 20 thành viên, trong đó một nửa trực tiếp tham gia phát triển giải pháp riêng cho Bộ TT&TT. Nhóm nghiên cứu đã phối hợp chặt chẽ với Văn phòng Bộ, dưới sự chỉ đạo của Chánh Văn phòng và các cán bộ liên quan, đồng thời tiến hành khảo sát 15 đơn vị trực thuộc để nắm rõ nghiệp vụ và yêu cầu cụ thể.

Trong quá trình khảo sát, đội ngũ nhận thấy rằng nhiều số liệu trong các báo cáo có tính kế thừa và lặp lại. Từ đó, họ xác định yêu cầu cốt lõi là xây dựng một hệ thống cho phép từ một bản báo cáo đầu vào có thể tự động tạo ra nhiều báo cáo đầu ra với cấu trúc đa dạng. Nguyên tắc "nhập liệu một lần, sử dụng nhiều lần" được đưa ra để tối ưu hóa quy trình.

Tuy nhiên, độ phức tạp của nội dung báo cáo lại là một thách thức lớn. Ví dụ điển hình là báo cáo Bộ trưởng họp Chính phủ thường kỳ, bao gồm 190 biểu đồ, 28 bảng biểu và khoảng 500 công thức tính toán. Để đáp ứng yêu cầu, Bộ TT&TT yêu cầu sử dụng một khung báo cáo tổng thể duy nhất cho 63 Sở TT&TT và một khung riêng cho 34 đơn vị trực thuộc Bộ. 

“Mỗi chỉ tiêu đại diện cho một lĩnh vực, đòi hỏi công thức tính riêng để phản ánh chính xác kết quả hoạt động của từng đơn vị. Để xây dựng bộ chỉ tiêu này, đội ngũ đã làm việc liên tục trong suốt 2 tháng với từng đơn vị để hiểu rõ và thống nhất cách tính toán phù hợp nhất,” anh Phạm Huy Long, Kỹ sư phân tích dữ liệu của Viettel AI, chia sẻ.

“Không nhớ nổi bao nhiêu ngày chúng tôi họp từ 8 giờ sáng đến 8 giờ tối với 4-5 đơn vị liên tiếp mà không nghỉ,” anh Long nói thêm.

Nhưng thách thức vẫn chưa dừng lại, việc phát triển phần mềm vừa phải đáp ứng các chức năng đặc thù của hệ thống, vừa đảm bảo thiết kế tinh gọn để tối ưu hóa hiệu suất. Đặc biệt, tiến độ triển khai bị đẩy nhanh do yêu cầu cấp thiết của Bộ trong việc giải quyết tình trạng quá tải báo cáo. Thông thường, với khối lượng công việc này, đội dự án cần khoảng 3 tháng để hoàn thiện sau khi nắm rõ nghiệp vụ. Tuy nhiên, thời gian đã được rút ngắn một nửa để kịp ra mắt phiên bản đầu tiên, đáp ứng đúng kế hoạch tập huấn của Bộ. 

“Từ khi dự án bắt đầu đến nay, cả đội gần như không có ngày nghỉ, kể cả cuối tuần,” Kỹ sư Giải pháp nghiệp vụ Viettel AI, chị Mai Thị Ánh Hồng, chia sẻ.

… đến một hệ thống báo cáo tinh gọn 

Ngày 18/7/2024, Bộ TT&TT tổ chức Hội nghị tập huấn sử dụng Hệ thống Báo cáo trực tuyến, thu hút hơn 270 đại biểu từ 63 Sở TT&TT trên toàn quốc và các đơn vị trực thuộc Bộ. Đây là cột mốc quan trọng, đánh dấu việc thử nghiệm hệ thống trên diện rộng.

Hệ thống Báo cáo trực tuyến được thiết kế linh hoạt, đáp ứng nhu cầu xây dựng đa dạng các loại hình báo cáo, từ số liệu đến thuyết minh. Quy trình giao và phê duyệt báo cáo được tự động hóa, đảm bảo tuân thủ quy trình và giảm thiểu sai sót. Giao diện thân thiện và khả năng tùy biến tối ưu hóa việc xử lý dữ liệu.

Trải nghiệm người dùng trên hệ thống cũng được chú trọng khi tập trung vào việc đơn giản hóa, trực quan hóa và cá nhân hóa các tương tác với hệ thống, giúp người dùng ở mọi cấp độ thao tác dễ dàng hơn, nhanh chóng hơn, và hiệu quả hơn.

“Hệ thống không chỉ hỗ trợ phân tích và dự báo, mà còn xây dựng nền tảng dữ liệu hướng tới quản trị thông minh. Việc tự động hóa báo cáo và trực quan hóa dữ liệu sẽ nâng cấp toàn diện trải nghiệm người dùng,” chị Hoàng Thị Phương Lựu, Chánh Văn phòng Bộ TT&TT, chia sẻ thêm.

Về kết quả, theo thống kê của Bộ, hệ thống Báo cáo trực tuyến đã giảm hơn 90% số lượt báo cáo hàng năm. Cụ thể, đối với các Sở TT&TT, số lượng báo cáo giảm từ 132 xuống còn 12; với các đơn vị thuộc Bộ, giảm từ 70-89 xuống còn 12 báo cáo. Hệ thống sử dụng một Khung báo cáo tổng thể duy nhất cho 63 Sở TT&TT và một Khung báo cáo tùy biến cho các đơn vị thuộc Bộ. Dữ liệu báo cáo chỉ cần nhập một lần trong kỳ và được tái sử dụng cho nhiều mục đích khác nhau.

Từ tháng 12/2024, hệ thống sẽ được áp dụng hoàn toàn, chấm dứt báo cáo thủ công. Ngoài ra, hệ thống còn là nguồn dữ liệu quan trọng cho cơ sở dữ liệu ngành, làm nền tảng triển khai các giải pháp trí tuệ nhân tạo, như Trợ lý ảo hỗ trợ cán bộ ngành TT&TT.

Trong tương lai, Viettel AI sẽ tiếp tục phát triển các giải pháp phân tích dữ liệu và ứng dụng AI nhằm cải cách quản lý Nhà nước, mở rộng ứng dụng tại các Bộ, Ban, Ngành và địa phương. Đây là minh chứng cho cam kết của Viettel trong vai trò tiên phong, chủ lực kiến tạo xã hội số và chuyển đổi số toàn diện đất nước.