Khi chuyển đổi số là "sống còn"

Một ngày làm việc của anh Nguyễn Đình Khánh, Giám sát kỹ thuật Công ty Quản lý tài sản Viettel (VAM), bắt đầu bằng việc đi một vòng tòa nhà Lô D26, kiểm tra các hệ thống trong tòa nhà. Đảm bảo công việc đã hoàn thành, anh sẽ đánh dấu vào checklist công việc trên sổ hoặc giấy. Sau đó, anh nhập dữ liệu về thông tin vận hành của tòa nhà như lượng tiêu thụ điện năng… trên máy tính. Dữ liệu sẽ được lưu lại để tính toán khi làm báo cáo, còn giấy tờ checklist được đưa vào lưu trữ trong kho.

Đó là những công việc thường ngày mà các nhân sự quản lý tòa nhà ở Công ty Quản lý Tài sản Viettel (VAM) thực hiện trước khi hệ thống Checklist Mobile ra đời. Quản lý vận hành tòa nhà là khái niệm đã xuất hiện từ lâu trên thế giới nhưng hình thức, phương pháp, cách thức tổ chức, quản lý vận hành vẫn chủ yếu dựa trên cách thức truyền thống: giấy tờ, hệ thống bảng tin, thông báo, email, hay gần đây là dựa trên các nền tảng mạng xã hội như Facebook, Zalo…

VAM quản lý, vận hành 60 tòa nhà Viettel Tỉnh/Thành phố, 111 tòa nhà Viettel Quận, Huyện, 11 tòa nhà trọng điểm, 10 tổng kho và kho trên cả nước. Để đảm bảo các tòa nhà, hệ thống kho vận hành an toàn, hiệu quả, hàng ngày, tuần, tháng mỗi nhân viên kỹ thuật phải thực hiện kiểm tra rất nhiều checklist về dịch vụ cung cấp cho khách hàng như hệ thống kỹ thuật, máy móc, công tác vệ sinh...Cách triển khai thủ công khiến cho việc cập nhật dữ liệu tốn rất nhiều thời gian do đó việc cảnh báo lỗi kỹ thuật chậm đã ảnh hưởng đến việc xử lý và khắc phục sự cố.

Yêu cầu công việc ngày càng cao, cách thức làm việc truyền thống càng bộc lộ rõ nhiều nhược điểm. Mỗi ngày, một tòa nhà cần trung bình hơn 10 checklist, mỗi tháng cần tới gần 400 bộ. Chưa tính các nguồn lực về in ấn, việc lưu hồ sơ giấy tờ của các tòa nhà cũng là một vấn đề. Trong khi đó, hiệu quả về kiểm tra, giám sát không kịp thời. Các bộ phận kiểm tra phải xuống tận hiện trường mới đánh giá được chính xác tình trạng thực hiện công việc, các vấn đề về chất lượng không được cập nhật theo thời gian thực.

Nhân viên Ban Quản lý Tòa nhà Viettel Complex Building (285 Cách Mạng Tháng Tám, Phường 12, Quận 10 TP. HCM) thực hiện kiểm soát chất lượng dịch vụ và hệ thống kỹ thuật bằng ứng dụng Checklist Mobile

Quá trình thực hiện, đội ngũ nhân viên kỹ thuật tòa nhà phải trực tiếp, thường xuyên ghi checklist vào giấy, sổ, nhập dữ liệu lên máy tính để báo cáo dẫn đến trùng lặp công việc, mất nhiều thời gian. Đặc biệt, khi khối lượng công việc lớn, nhiều hạn chế sẽ xuất hiện trong các khâu như giao tiếp với khách hàng, quản lý nhân sự, hồ sơ, xử lý yêu cầu kỹ thuật, chất lượng tòa nhà… Ngoài ra, phần lớn các tòa nhà đang được quản lý nằm rải rác ở 63 tỉnh thành trên toàn quốc nên không có các công cụ kiểm tra, giám sát từ xa.

Nhận thấy những bất cập trong phương thức làm việc, ông Hà Quang Huy, Giám đốc Công ty Quản lý Tài sản Viettel, xác định: “Chuyển đổi số là sống còn, là đặc biệt quan trọng, là thành tố để tạo ra sự khác biệt giữa VAM với các đơn vị khác”. Một yêu cầu cấp thiết được đặt ra: phải có một giải pháp công nghệ để cải tiến cách làm, nâng cao hiệu quả.

Linh hoạt đến tối đa

Là nhân sự phụ trách mảng chuyển đổi số của công ty, anh Phạm Hữu Tình, Phó trưởng phòng Kinh doanh Vận hành, luôn trăn trở với giải pháp cải tiến công việc. “Giải pháp sẽ giải quyết vấn đề như thế nào? Trên nền tảng gì? Phương thức ra sao?” là những câu hỏi anh tự đặt ra cho mình.

Mày mò tìm kiếm câu trả lời, anh Tình tham khảo ở những đơn vị khác trong ngành. Tuy nhiên, tại Việt Nam, thị trường quản lý vận hành tòa nhà còn khá non trẻ, nhiều đơn vị thậm chí chưa có quy trình tiêu chuẩn chứ chưa nói đến một giải pháp số. Trao đổi với đơn vị tư vấn CBRE, tổ chức quốc tế về tư vấn quản lý, vận hành tài sản hàng đầu thế giới, thì họ cũng không biết công cụ nào trên thị trường Việt Nam. Trong khi đó trên thế giới đã áp dụng nhiều hệ thống trên nền tảng online, hoạt động trên nguyên tắc “yêu cầu và thực hiện yêu cầu” nhưng chưa thực sự đáp ứng hoàn toàn các nhu cầu của VAM.

Quyết tâm phát triển một hệ thống công nghệ giải chính xác bài toán của công ty, anh Tình tập hợp một đội ngũ gồm 6 nhân viên kỹ thuật. Bước đầu nhóm tập trung thiết kế một ứng dụng nhằm chuyển hóa tất cả quy trình có dạng checklist thủ công lên điện thoại và quản lý thông qua những trang web nằm trong hệ sinh thái công nghệ thông tin của VAM.

Xác định được hướng đi, việc thiết kế ứng dụng dần trở nên rõ ràng. Chỉ một tháng sau khi manh nha ý tưởng, ứng dụng nhận được sự chấp thuận của ban lãnh đạo. Nhóm kỹ thuật lại lao vào lên giải pháp outsource, phát triển, kiểm thử. 3 tháng sau, bản demo của hệ thống Checklist Mobile chính thức được đưa vào thử nghiệm nội bộ.

Ứng dụng điện thoại hỗ trợ nhân viên kỹ thuật tòa nhà trực tiếp kiểm tra checklist tại các tòa nhà theo quy trình như đi kiểm tra thực tế, đồng thời có thể đánh giá và nhận xét bằng các công cụ sẵn có của cá nhân như điện thoại, máy tính bảng. Nhân viên kỹ thuật tòa nhà chỉ cần nhập kết quả ngắn gọn, đơn giản (đạt/không đạt hoặc ghi giá trị kết quả). Website hỗ trợ phần ứng dụng điện thoại thực hiện các thao tác tạo mới checklist, tổng hợp báo cáo, lập lịch kiểm tra.

Với việc kết quả kiểm tra được tích hợp trực tiếp vào máy chủ VAM, thời gian tối thiểu thực hiện một lượt kiểm tra định kỳ giảm 50% nhờ loại bỏ hoàn toàn các công đoạn thủ công.

“Điểm đặc biệt và cũng là điểm khó nhất của hệ thống này là cấu hình động cho phép linh hoạt đến mức tối đa”, anh Tình chia sẻ. Các tài sản nhà, đất của Viettel có rất nhiều chủng loại, chất lượng, thời gian sử dụng khác nhau: từ các tòa nhà mới, quy mô lớn, đa công năng, nhiều tiện ích đến các tòa nhà có quy mô nhỏ, tính chất phức tạp như hệ thống kho tàng, trung tâm lưu trữ. Mỗi tòa nhà lại yêu cầu một bộ checklist khác nhau. Do đó, cấu hình của hệ thống phải cực kỳ động cho phép người dùng cuối chủ động tùy biến các bộ checklist, nội dung kiểm tra và kết quả đầu ra phù hợp với yêu cầu từng tòa nhà.

Việc xây dựng một cấu hình động như thế sẽ khiến tổng thời gian làm việc tăng 1,3 lần so với một hệ thống tĩnh, nỗ lực của đội ngũ kỹ thuật cũng từ đó mà nhân lên. Nhưng hiệu quả mang lại sẽ hoàn toàn khác biệt, sẽ được tính bằng những giá trị gấp bội trong dài hạn chứ không chỉ đơn thuần giải quyết vấn đề ngay tức khắc.

Ra đời từ sự cộng hưởng

Trước khi đưa vào áp dụng rộng rãi, giải pháp đã được đưa vào triển khai thử nghiệm trong vòng 3 tháng tại tòa nhà The Light CT2 và trụ sở Tập đoàn tại Hà Nội. Để so sánh hiệu quả, cùng thời điểm này, tất cả các tòa nhà còn lại vẫn thực hiện theo phương pháp cũ.

Kết quả, với việc áp dụng Checklist Mobile, thời gian tối thiểu thực hiện một lượt kiểm tra định kỳ giảm 50%, loại bỏ hoàn toàn các công đoạn làm báo cáo, nhập liệu, in ấn, lưu trữ hồ sơ do kết quả kiểm tra được tích hợp trực tiếp vào máy chủ VAM. Các sự cố kỹ thuật được thông báo ngay lập tức cho các bên liên quan, thay vì trễ vài tiếng như trước. Dữ liệu được nhập vào đồng nhất, dễ dàng phục vụ cho nhiều mục đích sau này. Tổng giá trị làm lợi của giải pháp là gần 5 tỷ đồng.

“Thời gian đầu chuyển đổi, anh em cũng phải mất thêm thời gian tìm tòi, làm quen với cách sử dụng hệ thống, nhưng khi quen rồi thì tiết kiệm được nhiều thời gian làm việc. Ví dụ, công việc nhập liệu thông tin là anh em không cần làm nữa. Việc lưu hồ sơ giấy tờ trước kia là một vấn đề. Gần như tất cả các hồ sơ năm này qua năm khác đều phải lưu lại hết do không có quy định về việc hủy hồ sơ. Giờ áp dụng hệ thống này thì không còn nhu cầu lưu trữ nữa.” anh Khánh nói.

Anh Tình chia sẻ: “VAM là đơn vị đầu tiên tại VN ứng dụng giải pháp này trong quản lý vận hành tòa nhà. Checklist Mobile ra đời chính từ sự cộng hưởng giữa tầm nhìn của lãnh đạo VAM về chuyển đổi số, quyết tâm của anh em kỹ thuật và năng lực công nghệ của Viettel.”

Ứng dụng Checklist Mobile hỗ trợ nhân viên kỹ thuật tòa nhà trực tiếp kiểm tra kỹ thuật tại các tòa nhà theo quy trình bằng các công cụ sẵn có của cá nhân như điện thoại, máy tính bảng.

Với VAM, Checklist Mobile chỉ là một mảnh ghép trong bức tranh chuyển đổi số của đơn vị. Lĩnh vực xây dựng được đánh giá là một trong những ngành chuyển đổi số cuối cùng nhưng cộng hưởng cùng sứ mệnh tiên phong, chủ lực kiến tạo xã hội số, VAM đã có những bước đi vững chắc để số hóa tổ chức. Bước đầu công ty đã xây dựng phần mềm, số hóa quy trình quản lý, xây dựng cơ sở dữ liệu về tài sản, số hóa toàn bộ các hồ sơ của công tác đầu tư xây dựng. Đến nay chuyển đổi số đã đi vào mọi lĩnh vực Công ty đang hoạt động.

Ông Hà Quang Huy cho biết: “Trước mắt, VAM sẽ tập trung tối ưu hóa quy trình quản lý hiện tại, bên cạnh đó tăng cường công tác giám sát, quản lý thông qua triển khai phần mềm Quản lý tòa nhà, hệ thống SafeOne, Camera AI, hoàn thiện hệ thống Dashboard điều hành kinh doanh; Quản lý hồ sơ; Quy trình thẩm định; Quản lý suất đầu tư, ứng dụng BIM 360 Doc để lưu trữ hồ sơ thiết kế, mô hình hóa 3D, xây dựng ứng dụng để tăng tương tác với khách hàng; xây dựng cơ sở dữ liệu về tài sản.”

VAM cũng là đơn vị đầu tiên áp dụng BIM (Building Information Modeling - hệ thống thông tin công trình) vào triển khai thi công công trình trụ sở Tập đoàn tại Lô D26. Chính việc mạnh dạn áp dụng BIM đã giúp tòa nhà được đưa vào sử dụng chỉ sau 1 năm thi công, thay vì 2 năm như cách làm thông thường.

“Thành công này không chỉ đóng góp vào việc tạo lập các tài sản cho Tập đoàn mà còn là nguồn cảm hứng, tạo được niềm tin là nếu quyết tâm hành động, chúng ta có thể làm được những việc tưởng chừng bất khả thi ở những lĩnh vực được đánh giá là rất khó khăn.” Ông Hà Quang Huy, Giám đốc VAM chia sẻ.